AUDITORIA
EL AMBIENTE DE CONTROL
INTRODUCCIÓN
El
ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto
del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus
actividades, y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve
de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se
evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a
neutralizarlos.
Simultáneamente
se capta la información relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes,
dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así,
la evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino
que puede también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de
la información y la comunicación.
No
se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente
sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto cualquier
componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe
también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las
operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y
reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se manifiesta
permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada
agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a los
resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez
cruzada por los componentes.
El ambiente de control es de todos los componentes, la
base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos
claves, tales como: La filosofía y el estilo
de dirección. La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los
manuales de procedimientos. La integridad, los valores éticos, la
competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la
organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de
administración y desarrollo del personal. El grado de documentación de
políticas y decisiones y de formulación de programas que
contengan metas, objetivos e indicaciones de rendimiento. En las organizaciones
que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditoría Interna con
suficiente grado de independencia y calificación profesional.
EL AMBIENTE DE CONTROL
DEFINICIÓN:
El
ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por
lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan
sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Es,
fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la
gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.
Fija el
tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la
influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Constituye
el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia,
pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas,
traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento,
fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una
organización.
FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL
Los
principales factores del ambiente de control son:
v La
filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
v La
estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
v La
integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas
y objetivos establecidos.
v Las formas
de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del
personal.
v El grado
de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que
.contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
v En las
organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración
y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y calificación
profesional.
El
ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia
de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que
generan y consecuentemente al tono de la organización.
NORMAS PARA EL AMBIENTE DE
CONTROL:
La máxima autoridad del organismo debe procurar
suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores éticos y el Reglamento
de los Cuadros del Estado y del Gobierno aceptados, que constituyan un sólido
fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores
deben enmarcar la conducta de dirigentes y demás trabajadores, orientando
su integridad, compromiso personal y sentido de pertenencia con su entidad. Los
valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El sistema de
Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de
quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por
tanto, van más allá del mero cumplimiento de la Leyes, decretos, Regulaciones y
otras disposiciones legales.
2. Competencia Profesional
Los
dirigentes, funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por poseer
un nivel de competencia que les permita comprendes la importancia del
desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados , a estos efectos
deben :
1. Contar con el nivel de
competencia profesional en relación con sus responsabilidades.
2. Comprender,
suficientemente, la importancia, objetivos y procedimientos del control
interno.
3.
Asegurar la calificación y competencia de todos los
dirigentes y demás trabajadores.
La dirección debe
especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y
traducirlo en requerimiento de conocimientos y habilidades. El Sistema de
Control Interno operara más eficiente en la medida que exista personal
competente que comprenda los principios de este.
·
Atmósfera De Confianza
Mutua
Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el
flujo de información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de
los objetivos de la entidad. Para el control resulta esencial un nivel de
confianza entre las personas, la cual coadyuva el flujo de información que las
personas necesitan para tomar decisiones y entrar en acción. Propicia, además
la cooperación y la delegación que se requiere para un desempeño eficaz
tendente al logro de los objetivos de la entidad. La confianza esta basada en
la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo.
Un alto nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de
importancia sea de conocimiento de más de una persona. El compartir tal
información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la
capacidad y la presencia de una única persona.
·
Organigrama
Toda
entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al
cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un organigrama. Esta constituye el marco formal de autoridad y
responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento
de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas. L
apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño
de la entidad Estructuras altamente formales que se ajustan a las
necesidades de una entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una
entidad pequeña.
·
Asignación De Autoridad Y
Responsabilidad
El
organigrama de una entidad debe complementarse, con un manual de organización y funciones, en el cual debe
asignarse la responsabilidad, las aciones y los cargos, a la par de establecer
las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos. En
la medida en que los miembros de una entidad conocen claramente sus deberes y
responsabilidades, asi será la fortaleza del Ambiente de Control. Existe una
nueva tendencia a derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que
las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la oración. Una
cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que
delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. Para que sea eficaz
un aumento en la delegación de autoridades se requiere de un elevado nivel de
competencia en los delegatorios, asi como un alto grado de responsabilidad
personal. Además se deben aplicar procesos efectivos de supervisión de la
acción y los resultados por parte de la dirección.
·
Políticas y prácticas en
personal
La conducción y tratamiento del personal de la
entidad debe ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles
esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia. Los procedimientos de
contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción y disciplina, deben corresponderse con los propósitos
enunciados en la política. El personal es el activo más valioso que posee
cualquier entidad y se debe tratar y conducir de forma tal que se obtenga su
más elevado rendimiento. Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo
que realiza, propendiendo a que se consolide como persona y se enriquezca
humana y técnicamente. La dirección asume su responsabilidad en tal sentido, en
diferentes momentos:
A.
Selección:
Al
establecer requerimientos adecuados de conocimientos, experiencia e integridad
para las incorporaciones a la entidad.
1.
Inducción:
Al
preocuparse para que los nuevos empleados sean metódicamente familiarizados con
las costumbres y procedimientos del organismo.
2.
Capacitación:
Al
insistir en que sean capacitados convenientemente para el correcto desempeño de
sus responsabilidades.
3.
Rotación y promoción:
Al
procurar que funcione una movilidad de organización que signifique el
reconocimiento y promoción de los más capaces e innovadores.
4.
Sanción:
Al aplicar, cuando
corresponda, las medidas disciplinarias que transmitan con rigurosidad que no
se toleraran desvíos del camino trazado.
B. Comité de Control:
En cada entidad debe existir un comité de
control integrado, al menos, por un dirigente del máximo nivel y el auditor
titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su objetivo general es la
vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control interno y su
mejoramiento continuo. El Sistema de Control Interno se refuerza, con la
existencia de un Comité con tal objetivo, contribuyendo positivamente al
Ambiente de Control. Para su efectivo desempeño debe integrase adecuadamente
con miembros que generen respeto por su capacidad y trayectoria integral, que
exhiban un apropiado grado de conocimientos y experiencias que les permita
apoyar a la dirección de la entidad mediante su guía y supervisión.
3.
Filosofía
Y Estilo De La Dirección
La
Dirección Superior debe transmitir a todos los niveles de la organización, de
manera explícita, contundente y permanente, su compromiso y liderazgo respecto
de los controles internos y los valores éticos.
La
Dirección Superior y las Gerencias deben hacer comprender, a todo el personal,
que las responsabilidades del control interno deben asumirse con seriedad, que
cada miembro cumple un rol importante dentro del Sistema de Control y que cada
rol está relacionado con los demás.
La
filosofía y el estilo de la Dirección influencian y traducen la manera en la
que el organismo es conducido. Son ejemplos: la transparencia de la gestión, la
postura ante las innovaciones y el aprendizaje, la forma de resolver los
problemas y medir los desempeños y resultados. La actitud de interés de la
Dirección, por un control interno efectivo, debe penetrar la organización. Las
declamaciones no son suficientes. Es necesario sustentarlas con acciones y
actitudes concretas.
Este
ejemplo de la Dirección hacia el control interno suscita, indefectiblemente, en
todo el personal una actitud positiva hacia éste.
De
esta forma los empleados se desempeñarán en un ambiente que les facilite tanto
la comprensión y respeto por el control interno, como la motivación para la
sugerencia de medidas que fomenten su perfeccionamiento.
4.
Misión,
Objetivos Y Políticas
La
Misión, los Objetivos y las Políticas de cada organismo deben estar
relacionados y ser consistentes entre sí, debiendo estar explicitados en documentos
oficiales.
Dichos
documentos deberán ser adecuadamente difundidos a la comunidad y a todos los
niveles organizacionales. En el primer caso, como antecede para la posterior
rendición de cuenta. En el segundo, como medio de conseguir el encolumnamiento
de las acciones organizacionales en la persecución de aquéllos.
Una
organización qué desconoce que es, hacia donde va, y que medios utilizará en el
camino, marcha a la deriva y con pocas posibilidades de éxito. En esta
condición el control interno carecería de sus más importantes fundamentos y tan
sólo se limitaría a la verificación del cumplimiento de ciertos aspectos
formales.
La Misión indica: ¿Qué somos? ¿Para qué estamos?
¿Qué necesidades?
Generalmente
esta fijada en las Leyes, Decretos, Cartas Orgánicas o Estatutos.
Los
objetivos indican: ¿Hacia dónde se va? ¿Cuál es nuestro propósito? Son
definidos periódicamente en los planes de acción y presupuestos.
Las
Políticas delimitan la acción. Definen: ¿Cuáles son los medios preferidos? ¿Qué
valoramos? ¿Qué restricciones les imponemos?
La
Misión tiene vocación de permanencia; los Objetivos se ajustan a la realidad
cambiante; las políticas, en general, también tienen permanencia, aún cuando
pueden modificarse o sustituirse al cambiar los objetivos.
5.
Organigrama
Todo
organismo debe desarrollar una estructura organizativa qué atienda el
cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un
Organigrama.
La
estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal
de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en
cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y
controladas.
Lo
importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, esto es que
proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia
disertada para alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura
organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño del organismo. Estructuras
altamente formales que se ajustan a las necesidades de un organismo de gran
tamaño, pueden ser desaconsejables en un organismo pequeño.
6.
Asignación
De Autoridad Y Responsabilidad
Todo
organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en
el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par
de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno
de estos.
El
Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un
organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a
usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre
dentro de los límites de su autoridad.
Existe
una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de
manera que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la
operación. Un aspecto crítico de esta corriente es el límite de la delegación:
hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la
probabilidad de alcanzar los objetivos.
Toda
delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando
proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición
de cuentas de sus responsabilidades y tareas.
También
requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la
organización.
Es
esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se
interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales.
Para
que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado
nivel de competencia en los delegatarios, así como un alto grado de
responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de
supervisión de la acción y los resultados por parte de la Dirección.
7.
Ambiente
De Control según el Informe COSO
De
acuerdo al Informe C.O.S.O. el Control Interno es un proceso diseñado con el
objeto de proporcionar una seguridad razonable en cuanto a lo consecución de
los objetivos de la entidad según las siguientes categorías:
1. Objetivos
asociados a la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos.
2. Objetivos
asociados a la elaboración de Información Contable confiable.
3. Objetivos
asociados al cumplimiento de leyes y regulaciones.
Objetivos asociados a la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos.
Según
Peter Drucker la eficiencia significa “ hacer correctamente las cosas” y
eficacia significa “hacer las cosas correctas”. Por lo tanto, la eficiencia es
la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización; es un concepto que se refiere a
insumos-productos. Un gerente eficaz es el que obtiene productos o resultados.
Medidos éstos con relación a los insumos (mano de obra, materiales, tiempo)
usados para lograrlos, los gerentes que puedan reducir al mínimo los costos de
los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando
eficientemente.
Por otra parte la eficacia es la capacidad
para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se debe hacer”. Un
gerente que elige una meta equivocada (por ejemplo producir autos grandes
cuando está creciendo la demanda de autos pequeños) es un gerente ineficaz, aún
cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia.
En
síntesis, en la medida que todas las operaciones de la organización sean
cumplidas de forma tal que alcancen el objetivo para el cual fueron programadas
(que sean eficaces) y utilicen para ello menores recursos (que sean
eficientes), existe razonable seguridad de que se logren los objetivos de la
empresa. Lograremos establecer la relación estrecha que existe entre un
adecuado ambiente de control y el logro razonable de los objetivos vinculados
con esta categoría.
Objetivos asociados a la elaboración de Información Contable confiable.
El Control
Interno relativo a la formulación de Estados Contables puede considerarse eficaz si el Consejo de
Administración y la Dirección de la empresa tienen seguridad razonable de que
dicho Estados Contables se están preparando de forma fiable. Veremos como el
hecho de que exista un adecuado ambiente
de control colabora en gran medida para que exista razonable seguridad en
alcanzar esta categoría de objetivos.
Objetivos asociados al cumplimiento de leyes y regulaciones.
La
organización está sujeta tanto a normas establecidas internamente como a leyes
y regulaciones impuestas por organismos externos, como ser entidades públicas,
entidades financieras, etc.
Existen
factores que promueven el cumplimiento de los objetivos comprendidos en esta
categoría, como el hecho de que el personal esté informado sobre normas
vigentes, que existan sanciones en caso de violaciones a estas normas, etc.,
Estos factores como veremos más adelante conciernen al concepto de ambiente de
control.
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