PRESUPUESTOS

1.    Definición de presupuestos:

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado o la estimación financiera anticipada o previsión de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.^[] Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Ø  Qué es un presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Ø  Funciones de los presupuestos

1.        La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

2.      El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3.        Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Ø  Importancia de los presupuestos

1.        Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

2.        Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

3.        Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

4.        Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

5.        Facilitan que los miembros de la organización

6.        Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

7.        Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

8.        Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

9.        Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

10.    Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Ø  Objetivos de los presupuestos

1.      Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

2.      Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

Ø  Finalidades de los presupuestos

1.        Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

2.        Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

3.        Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

4.        Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

5.        Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Ø  Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.

2.    Presupuesto integrado:

El presupuesto anual es un medio de acción empresarial que permite dar forma en términos económicos a las decisiones contenidas en los planes y programas. Si una empresa no cuenta con un proceso completo de planificación el presupuesto constituye, o debe constituir el momento de reflexión anticipada frente al ejercicio que viene, convirtiéndose en el documento que refleja la estimación expresada en cantidades y valorada en unidades monetarias de la actividad económica financiera, pretendida por la empresa y aprobada por la dirección.

Tomando como base la metodología conceptual de la Gestión del Control, el Presupuesto Integrado representa el Plan de Acción Operativo de la organización.

Las etapas del sistema de Presupuesto Integrado, son:

·       Planeamiento estratégico

      Corto, mediano y largo plazo

·      Presupuesto Integrado

     Anuales, trimestrales, mensuales, semanales

·      Operaciones

     Ejecución y gestión de actividades

·      Control Presupuestario

     Análisis y evaluación de desvíos – Presupuestado vs. Realizado

·      Retroalimentación

     Adopción de medidas correctivas

Si consideramos la empresa como un sistema único y global podemos desarrollar los siguientes presupuestos parciales que componen el presupuesto integral:

·        Presupuestos  operativos o de la explotación.

ü    Presupuesto  de ventas

ü    Presupuesto  de producción

ü    Presupuesto  de gastos: administrativos, comerciales y financieros

·        Presupuestos  financieros.

ü    Presupuesto  de inversiones

ü    Presupuesto  de tesorería

·        Presupuestos  por programas o discrecionales.

ü    Presupuesto  de investigación y desarrollo

ü    Presupuesto  de publicidad y propaganda

ü    Presupuesto  de relaciones públicas

·        Síntesis  presupuestaria.

ü    Estado  de resultados previsionales y balance previsional

ü    Cash-flow  (flujo de caja).

3.    Principios implementados en un presupuesto:

 Independientemente del tipo de presupuesto que se prepare, se aplican ciertos principios generales. En primer lugar, el apoyo de la gerencia es vital para el éxito del programa presupuestado.  La gerencia debe considerar que el presupuesto es un medio excelente de planificación y desempeña un papel activo en la ejecución de los mismos, es más probable que la empresa obtenga todos los beneficios que ofrece este proceso.

a.      Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que éste (el presupuesto) debe tener el contenido y la forma de la programación.

·        Contenido: Establece que deben estar todos los elementos que permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios.

·        Forma: En cuanto a la forma, con él deben explicitarse todos los elementos de la programación.

b.      Integralidad: En la actualidad, la característica esencial del método de presupuesto por programas, está dado por la integralidad en su concepción y en  un instrumento de su aplicación en los hechos.

c.       Universalidad: Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él.

d.      Exclusividad: En cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia.

e.       Acuciosidad: para el cumplimiento de esta norma es imprescindible la presencia de las siguientes condiciones básicas en las diversas etapas de  Profundidad, sistema y organicidad en la labor del proceso presupuestario.

f.       Claridad: Este principio tiene importancia para la eficiencia del presupuesto como instrumento de gobierno, administración y ejecución de los planes de desarrollo socio-económicos. Es esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia.

g.      Especificación: Este principio se refiere, básicamente, al aspecto financiero del presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse.

h.      Periodicidad: A través de este principio se procura la armonización de dos posiciones extremas, adoptando un período presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las correspondientes tareas.

i.        Continuidad: Esta norma postula que todas las etapas de cada ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros.

j.        Flexibilidad: A través de este principio se sustenta que el presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administración, Gobierno y Planificación. Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realización de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del Estado.

k.      Equilibrio: Este principio se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto aún cuando éste depende en último término de los  De la técnica que se utilice en la combinación de los objetivos que se adopten;   De factores para la producción de los bienes y servicios de origen estatal;  las políticas de salarios y de precios y en consecuencia, también del grado de estabilidad de la economía.

4.       Principios presupuestarios de administración:

·        Principio de competencia popular

Corresponde al pueblo, titular de la soberanía nacional, la fijación de todo cobro y pago del Estado. Esto se desarrolla en base a que al Poder legislativo le corresponde la aprobación y promulgación, mientras que al poder ejecutivo corresponde la ejecución.

·        Principio de universalidad

Los presupuestos deben recoger la totalidad de los ingresos y gastos derivados de la actividad financiera del Estado, para que de esta forma sea adecuadamente controlable por el Parlamento.

·        Principio de especialidad cualitativa, cuantitativa y temporal

Los recursos deben asignarse exactamente para el objetivo fijado en el documento presupuestario. Este principio queda atenuado a través de las transferencias presupuestarias que autorizan el trasvase entre distintitos conceptos del presupuesto siguiendo los procedimientos establecidos. La autorización que supone el gasto público tiene como ámbito temporal el que fija el presupuesto.

·        Principio de publicidad

La publicidad surge como una consecuencia inevitable al ser el presupuesto una cuestión que afecta a todos los ciudadanos que han determinado su contenido a través del parlamento.

5.      Presupuesto económico:

Conjunto de cuentas que describen para un período en curso (generalmente el año), las previsiones correspondientes a las operaciones de los agentes o sujetos económicos, en un marco territorial dado (generalmente la nación) .

6.      El presupuesto financiero:

Una vez elaborado el presupuesto operativo y todos sus programas, se recopila esa información para elaborar el presupuesto  financiero, que resume la posición contable y financiera proyectada de la empresa.

Este presupuesto expresa el Estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado. Con estos informes, concluye la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa.

Las Finanzas: Permiten el análisis global o por partes del sistema y sirven de fundamento a la elección de las mejores alternativas para tomar la decisión definitiva.

El Presupuesto financiero incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como erogaciones capitalizables.

·        Presupuesto de tesorería:

Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También recibe el nombre de presupuesto de caja o movimiento de fondos porque en él se trata de hacer una posible previsión de los recursos que entrarían a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicación que se piense darles.

Se formula por períodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque mediante él se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administración a seguir sanas políticas de financiación.

·        Presupuesto de erogaciones capitalizables:

Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá más o menos el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de departamentos productivos. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas de inversión así como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su disponibilidad en el tiempo.

7.  Presupuestos De Inversiones:

El presupuesto de inversiones considera aquellos movimientos contables y financieros de corto y largo plazo,  que se producirán en la empresa como resultado de un programa de inversiones. Se enfocan principalmente  en la compra de activos  fijos.

Las inversiones responden a decisiones de largo plazo, en base a un planeamiento estratégico que requiere estudios especiales. Estas inversiones son necesarias para:

­          Mantener y conservar la capacidad de producción

­          Preservar o mejorar el rendimiento de los activos

­          Expandir las operaciones, si la demanda lo permite.

El efecto de estas inversiones en los programas de la empresa se reflejan en el Balance General (aumento de activo no corriente), en el presupuesto operativo (cambio en los costos de mantenimiento, de depresión; mayor capacidad de venta), en el presupuesto de gastos financieros (si la inversión se financia, debe considerarse intereses a pagar) y principalmente en el presupuesto de flujo de caja (desembolsos de dinero). La inversión también lleva consigo un beneficio al mediano y largo plazo que se detecta en un mayor volumen de ventas o en una disminución de los costos y gastos (por ahorros en costos). Generalmente la preparación de un presupuesto de inversiones corre a cargo de la función planeamiento, con la activa participación de la Alta Gerencia y del área donde se implementarán estos cambios