SUPERVICION- AUDITORIA:

1.  ACTIVIDADES DE PREVENSION

 Y MONITOREO

1.1.               Prevención y monitoreo:

La prevención y el monitoreo se deberá efectuar sobre los diferentes documentos que regulen y sustenten el desarrollo de las actividades de la entidad sean estos de gestión, operativos o de control, con la finalidad de tener una seguridad razonable de que se van a cumplir con los objetivos institucionales asi como aquellos relacionados con el control interno.

Entre los documentos para el desarrollo de la gestión pueden mencionarse los siguientes:

Ø  Manual de organización y funciones.

Ø  Manuales de políticas y procedimientos.

Ø  Manuales de planeación.

Ø  Manuales administrativos.

Ø  Leyes y reglamentos aplicables a la organización.

Ø  Instructivos de trabajo.

Ø  Especificaciones y estándares.

Ø  Diagramas de flujos.

Ø  Estudios previos de rediseño o mejoramiento previo.

Ø  Reportes operativos.

Ø  Reportes de resultados.

Ø  Informes de registros de revisión internas.

Ø  Evaluaciones de riesgos.

Ø  Estudios previos de evaluación de control interno.

Ø  Reportes de indicadores.

Ø  Circulares y lineamientos.

Asimismo en el desarrollo de las actividades propias de la entidad, se efectúan acciones de monitoreo con la finalidad de medir la eficacia de las diferentes herramientas de gestión que la entidad utilice. Estas actividades incluyen la revisión diaria de información de las gestiones normales, para lo cual enunciamos los siguientes ejemplos:

ü  La dirección revisa informes de indicadores relacionados a la actividad del negocio, tales como:

·        Datos resumidos de nuevas ventas o sobre la posición de liquidez e información sobre la cartera de pedidos atrasados.

·        Márgenes brutos.

·        Otras estadísticas claves financieras y operativas.

ü  La dirección compara la producción, inventario, medidas de calidad, servicios prestados, ventas y otra información obtenida en el curso de las actividades diarias con información generada en el sistema, asi como en el presupuesto y la planificación.

ü  La dirección revisa el rendimiento, comparándolo con los limites establecidos para índices de riesgo, como en el caso de tablas de error aceptables, artículos en transito, partidas de conciliación, balance de riesgo en divisa extranjera o índice de riesgo equivalente.

ü  La dirección revisa indicadores de rendimiento, tales como tendencias en la dirección y magnitud de los riesgos, estado de las iniciativas estratégicas y tácticas, tendencias de las variaciones en los resultados reales con respecto al presupuesto o a periodos.

Cabe señalar que las acciones de prevención y monitoreo buscar garantizar la idoneidad y la calidad de las operaciones y de los servicios públicos que una entidad desarrolla.

1.2.               Monitoreo oportuno del control interno:

Las diversas medidas correctivas instauradas en el mejoramiento del control interno de los procesos y operaciones de la entidad, se encontraran sujetas a monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, asi como para formular modificaciones que se consideren pertinentes, orientadas a obtener una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos previstos.

El monitoreo oportuno del SCI se ejerce a través  del seguimiento continuo y de las evaluaciones puntuales.

El seguimiento continuo está orientado a verificar el cumplimiento efectivo de las medidas correctivas y mejoras que se dan en las operaciones, asi como el correcto funcionamiento de los controles, las cuales estarán a cargo de las unidades orgánicas y personal competentes.

Asimismo, el seguimiento continuo contempla los documentos de gestión de la entidad que sustentan el marco normativo en el desarrollo de sus actividades, considerándose entre otros, los siguientes:

ü  De planeamiento

·        Plan estratégico sectorial multianual (PESEM)

·        Plan estratégico institucional (PEI).

·        Plan operativo institucional (POI).

·        Plan anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC).

·        Plan de desarrollo regional concertado (PDRC).

·        Plan de desarrollo local concertado (PDLC).

·        Plan anual de capacitación.

ü De presupuesto

·        Presupuesto institucional de apertura (PIA).

·        Presupuesto institucional modificado (PIM).

·        Presupuesto analítico de personal (PAP).

·        Presupuesto participativo.

ü De organización

·           Reglamento de organización y funciones (ROF).

·           Manual de organizaciones y funciones (MOF).

·           Cuadros de asignaciones de personal (CAP).

·           Manual de procedimientos (MPRO).

ü De procedimientos

·           Texto único de procedimientos administrativos (TUPA).

               Las evaluaciones puntuales, a diferencias de las continuas, están orientadas a la calidad y eficacia de los controle en etapa pre definida de los procesos y operaciones y de ser el caso, permitirá formular la recomendación de medidas correctivas para optimizar los resultados esperados.

              Durante el monitoreo se deben desarrollar las siguientes acciones:

ü  Identificar fallas en el diseño y en el plan de ejecución de las operaciones.

ü  Establecer si las operaciones se están realizando conforme el plan.

ü  Investigar los factores contextuales que pueden afectar las operaciones, determinando el riesgo de no cumplir con los objetivos.

ü  Evaluar la posibilidad de que las estrategias utilizadas en la consecución de los objetivos, no conduzcan al logro del propósito general.

ü  Identificar problemas recurrentes que necesitan atención.

ü  Recomendar ajustes a las operaciones.

ü  Investigar posibles soluciones a los problemas presentados.

          

2.    SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

2.1.                              Reporte de deficiencias

Las deficiencias encontradas durante el seguimiento continuo o a través de evaluaciones puntuales deben ser registradas y comunicadas de manera oportuna, a través de reportes con la finalidad de que se tomen acciones correctivas.

Este documento provee información necesaria para la mejora continua de los procesos de la entidad. En tal sentido, permite identificar las deficiencias, causas y efectos o consecuencias que ocurren en el desarrollo de los procesos con el objetivo de establecer medidas correctivas apropiadas.

A continuación, en el cuadro 1, se presenta un modelo de formato que puede utilizarse para dicho fin.

CUADRO 1

EJEMPLO DE FORMATO DE REPORTE DE DEFICIENCIAS

Entidad
Unidad Orgánica
Nº	Fecha de Ocurrencia:	Proceso, actividad y tarea afectados	Deficiencia	Causas	Efectos/Consecuencias
Firma del Notificante

2.2.                              Implantación y seguimiento de medidas correctivas.

La organización en su conjunto debe tener la capacidad de conocer y registrar todas las recomendaciones que, como producto de las autoevaluaciones y las evaluaciones independientes se hayan realizado, con la finalidad de obtener un plan de mejoramiento del SCI. Se debe contar con un registro general de las recomendaciones y mejoras a efectuar; motivando a las diversas unidades orgánicas a mantener actualizados dichos registros, siendo estos a su vez supervisados.

La finalidad de contar con un plan de mejoramiento es ordenar todas las mejoras y recomendaciones y poder a su vez monitorear y conocer, en un tiempo determinado, la situación en que se encuentran la implementación y el seguimiento de las medidas correctivas.

En el plan de mejoramiento se detallaran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos deben operar  en la entidad para un buen desempeño institucional en el cumplimiento de su rol, misión y logro de sus objetivos previstos en concordancia con su norma de creación.

El establecer un plan de mejoramiento implica lo siguiente:

ü  Analizar las causas de cada debilidad señalada; se debe contestar la pregunta  ¿de qué depende lo que está mal?

ü  Listar las posibles acciones que permitirían subsanar las debilidades detectadas.

ü  Analizar la viabilidad de cada acción en tiempo, costo, apoyo político, proveedores, recursos técnicos, entre otras.

ü  Escoger las acciones factibles de cumplirse e indicar en que proporción permitirían superar la debilidad y el plazo en que se llevaran a cabo.

A continuación, en el cuadro 2, se presenta un modelo de formato de Plan de mejoramiento.

CUADRO 2

EJEMPLO DE FORMATO DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Entidad:
Unidad Orgánica Responsable:
Nº	Deficiencia o Debilidad	Efectos/Consecuencias	Acción de mejora o recomendación	Fecha de implementación	Acciones de seguimiento	Avance de implementación
Firma del responsable de implementación:
Fecha de seguimiento:
Firma del responsable del seguimiento:
Deficiencia o debilidad: Debe describir con claridad y sencillez en qué consiste la actividad de control o proceso deficiente que se ha identificado en la autoevaluación o al efectuar el mejoramiento de los procesos. Ejemplos: No se tiene un control físico de los suministros que administra el almacén. Efectos o consecuencias: Son aquellas situaciones originadas por las deficiencias y debilidades identificadas. Acciones de mejora o recomendación: Son las actividades y tareas que permitirán reducir la brecha entre la situación actual y la deseada. Se recomienda que su descripción no contenga verbos infinitivos, para evitar que se confundan con el objetivo. Ejemplo: Es necesario incorporar como política el efectuar inventarios trimestrales de suministros y conciliar con registros.    Fecha de implementación: Corresponde al plazo en el cual la entidad deberá implantar acciones de mejora o recomendaciones planteadas respecto del control interno. Acciones de seguimiento: constituye en informar sobre aquellas actividades o tareas que viene realizando la administración para el cumplimiento de la mejora. Ejemplo: se ha solicitado al área de logística informar sobre la implementación del control de inventarios trimestrales de suministros. Avances de implementación: Se debe considerar el estado de avance en su implementación, podrán ser clasificadas en las etapas siguientes: 1.    Pendiente 2.    En proceso 3.    Concluido 4.    Prescrito 5.    No aplicable

Elaboración: comisión de elaboración de la guía para la implementación del SCI

3.- COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO

Son aquellas acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el SCI y en la gestión de operaciones, al efectuarse la autoevaluación y la evaluación independiente.

Se consideran las recomendaciones de las evaluaciones independientes a aquellas efectuadas por los auditores de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, vale decir por la Contraloría General de la República, los Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoría designadas, En tanto que las recomendaciones de las autoevaluaciones son aquellas que realizadas por los supervisores de cada área o gerencia según corresponda.

Las acciones de mejoramiento podrán estar definidos en un Plan de Mejoramiento promoviendo que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continúo.

3.1. Autoevaluación.

Es una técnica que permite a la entidad o cada unidad orgánica medir la efectividad de los controles en los procesos que interviene y los resultados de la gestión, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo. También se toman en consideración las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. Del mismo modo, esta evaluación puede darse de manera conjunta, incluyendo a toda la organización de acuerdo con la disposición de la Alta Dirección. Así mismo, servirá para identificar aquellos aspectos que aún se encuentren pendientes de implementar en el SCI.

En la etapa de diseño e implementación de los elementos de control, orientados a controlar los procesos de la entidad, deberá emprenderse en forma paralela el diseño e implementación de los mecanismos de verificación que permitan determinar la eficiencia y eficacia de dichos controles, así como el logro de los resultados en cada proceso y el buen desempeño de los servidores que lleven a cabo la ejecución de las operaciones.

La autoevaluación también permite monitorear las operaciones de la entidad a través de la medición de los resultados generados en los procesos y el análisis de indicadores, evaluando su diseño relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño a nivel institucional. Por ello, la evaluación puede ser dividida en dos (2) tipos:

ü  Autoevaluación de Control

ü  Autoevaluación de la Gestión

3.1.1. Autoevaluación del Control

Conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que le permiten a la entidad determinar la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas.

La autoevaluación de control debe verificar la efectividad del SCI para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control este asociado a todas las actividades de la entidad y que se apliquen a los mecanismos de participación ciudadana. Se convierte en un proceso periódico en el cual participan los servidores.

Para ello es importante planear conjuntamente con cada una de las unidades orgánicas la ejecución de los procesos de autoevaluación de control, coordinando su oportuna realización y consolidando los resultados en un informe final, así como definiendo las técnicas y herramientas que se utilizarán para realizar la autoevaluación.

3.1.2. Autoevaluación de la gestión

Es el control que, basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad, permite una visión clara e integral en el cumplimiento de metas y resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales deben tomar los correctivos necesarios.

La autoevaluación de la gestión permite el monitoreo a los factores críticos de éxito de los procesos al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de gestión y permitiendo establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación y la satisfacción de los objetivos de la entidad.

Para su desarrollo, se hace conocer las características del indicador tales como denominación, formulación, descripción, meta y periodicidad. También se sugiere especificar el rango de gestión para la meta y definir el procedimiento a seguir para buscar y reportar las causas de las desviaciones.

Para efectos de la autoevaluación de control y de gestión se considerará lo siguiente:

a)    Analizar el conjunto de controles e indicadores establecidos para la entidad para determinar la necesidad de definirlos, replantearlos o eliminarlos.

b)    Elaborar un informe de autoevaluación, donde se identifique la evaluación del SCI y las mejoras a implementar.

c)    Presentar el informe de autoevaluación al comité de control interno.

3.2. Evaluaciones independientes

Corresponde a los órganos del SNC  realizar los exámenes de carácter autónomo y objetivo a la entidad, en los que se evalúen el control interno, la gestión y los resultados obtenidos para la entidad. Esta evaluación tiene como característica la independencia, la neutralidad y la objetividad de quienes la realizan y están enmarcados en un plan y un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación con un alto grado de transparencia e independencia.

Los órganos del SNC realizarán las auditorias programadas en la entidad de acuerdo con sus competencias y a la normativa vigente, resguardando los recursos públicos y a su vez aportando con las recomendaciones y mejoras de los procesos, procedimientos y controles de la entidad.

En la entidad el OCI será el encargado de evaluar independientemente el SCI y de proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización. La metodología de evaluación estará sobre la base de las normativas, guías o manuales que establezca la CGR.

SUPERVISION Y MONITOREO

EMPRESA “X”

ü  La Empresa X es una planta procesadora de alimentos para consumo animal; tiene como política de control, llevar un registro manual del ingreso de insumos para el procesamiento  y la salida del producto terminado.

ü  Todas las unidades de transporte deben informar al encargado (vigilante),  la cantidad (kg) de insumos que están ingresando a la planta, el vigilante debe verificar físicamente y anotar en el registro respectivo.

ü  Luego la unidad de transporte pasa por la balanza electrónica, la cual emite el ticket de pesaje; posteriormente se descarga.

ü  En el caso planteado notamos que cuentan con el control pero no está siendo aplicado de la manera correcta por lo tanto pasaremos a revisar en la lista de verificación para ver en que se está fallando:

Lista de Verificación: Supervisión

	ELEMENTOS	SI	NO	N/A	DOCUMENTO DE SOPORTE/COMENTARIO
Actividades de prevención y monitoreo
1	En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisión para de conocer oportunamente si éstas se efectúan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de ello.			X	Si tienen la supervisión pero no la adecuada.
2	Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)		X		No se realiza  a su debido tiempo
Seguimiento de resultados
3	La deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección		X		No se comunica ya que no hay la supervisión adecuada

Compromiso de mejoramiento

ü  Se deben evaluar a los trabajadores.

ü  Realizar estudios previos de evaluación del control interno.

ü  Al evaluar se debe presentar un informe que identifique las deficiencias y que mejoras se deben implementar al control.

ü  El informe de evaluación debe ser presentado al comité de control.

4	Cuando  se descubre oportunidades de mejora se disponen medidas para desarrollarlas			X	Al no comunicarse las deficiencias no se descubren las mejoras.
5	Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI			X	Los otros controles quizás estén bien pero en este hay deficiencias
Compromiso de mejoramiento
6	La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente.			X	En esta etapa faltarían implementar muchas mas medidas para tener una adecuada y evaluada supervisión y monitoreo.
7	Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas.			X
8	Se implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de Control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento.			X

Actividades de prevención y monitoreo

ü  Para tener una supervisión adecuada deberían incluirse cámaras, pero no demasiadas para que el trabajador no se sienta presionado en su labor.

ü  Se llevan registros pero estos no son revisados por la supervisión de manera oportuna no se cumple el monitoreo. Se recomienda que la supervisión sea constante y que no se avise al área a supervisar para que se puedan encontrar las deficiencias.

ü  Incluir un manual de procedimientos las obligaciones de cada trabajador.

ü  Instructivos de trabajo.

ü  Realizar un plan de trabajo.

Seguimiento de resultados

ü  Todas la deficiencias que al tomar en cuenta los controles antes recomendados, deberán ser comunicadas de inmediato a los responsables (la información debe ser documentada).

ü  Comunicando los puntos débiles del control la empresa se podrá descubrir las oportunidades de mejora de procesos. 

ü  Se deben realizar estudios previos de rediseño de controles.

ü  Se debe realizar el monitoreo de manera adecuada y oportuna para poder lograr las mejoras convenientes en la empresa.

ü  Debe existir un registro si es que existieron revisiones  previas.